This site uses cookies to give you the best web experience.

If you do not change browser settings, you agree to it. Learn more

I understand

Cookies and how they Benefit You

Our website uses cookies, as almost all websites do, to help provide you with the best experience we can. Cookies are small text files that are placed on your computer or mobile phone when you browse websites

Our cookies help us:

  • Make our website work as you'd expect
  • Remember your settings during and between visits
  • Improve the speed/security of the site
  • Allow you to share pages with social networks like Facebook
  • Continuously improve our website for you

We do not use cookies to:

  • Collect any personally identifiable information (without your express permission)
  • Collect any sensitive information (without your express permission)
  • Pass data to advertising networks
  • Pass personally identifiable data to third parties
  • Pay sales commissions

You can learn more about all the cookies we use below

Granting us permission to use cookies

If the settings on your software that you are using to view this website (your browser) are adjusted to accept cookies we take this, and your continued use of our website, to mean that you are fine with this. Should you wish to remove or not use cookies from our site you can learn how to do this below, however doing so will likely mean that our site will not work as you would expect.

More about our Cookies

Website Function Cookies

Our own cookies

We use cookies to make our website work including:

  • Remembering your search settings
  • Remembering your preferences such as language, colours, text size and layout

There is no way to prevent these cookies being set other than to not use our site.

Third party functions

Our site, like most websites, includes functionality provided by third parties. A common example is an embedded YouTube video.

Disabling these cookies will likely break the functions offered by these third parties

Social Website Cookies

So you can easily 'Like' or share our content on the likes of Facebook and Twitter we have included sharing buttons on our site.

The privacy implications on this will vary from social network to social network and will be dependent on the privacy settings you have chosen on these networks.

Anonymous Visitor Statistics Cookies

We use cookies to compile visitor statistics such as how many people have visited our website, what type of technology they are using (e.g. Mac or Windows which helps to identify when our site isn't working as it should for particular technologies), how long they spend on the site, what page they look at etc. This helps us to continuously improve our website. These so called 'analytics' programs also tell us if , on an anonymous basis, how people reached this site (e.g. from a search engine) and whether they have been here before helping us to put more money into developing our services for you instead of marketing spend.

We use:

  • Google Universal Analytics

How to clear your browser's cookies

 


FORRETNINGSORDEN

 

vslogo-copy

 

FOR:

VESTFOLD

STUDENTSAMFUNN

   Org.nr: 976 513 789

www.studentsamfunnet.no


INNHOLDSFORTEGNELSE:

 

 

Innledning                                                                           SIDE 3

 

Nærmere bestemmelser om vedtektenes § 1-2                   SIDE 4

 

Generelle retningslinjer for Generalforsamling                  SIDE 5

 

Nærmere bestemmelser om vedtektenes § 3                      SIDE 6

 

Stillingsinstrukser for styrets medlemmer                          SIDE 8

 

Retningslinjer for Arbeidsutvalget (AU)                            SIDE 13

 

Retningslinjer for Styremøter                                             SIDE 14

 

Nærmere bestemmelser om vedtektenes § 4                      SIDE 16

 

Retningslinjer for VIP-medlemskap                                   SIDE 17

 

Nærmere bestemmelser om vedtektenes § 5                      SIDE 18

 

Nærmere beskrivelse for undergruppeledere                      SIDE 20

 

Mandater                                                                             SIDE 21

 

 

 

 

 

 

 

FORRETNINGSORDEN FOR VS:

 

INNLEDNING:

Denne forretningsorden gjelder for Vestfold Studentsamfunn (heretter kalt VS), org.nr. 976 513 789. Forretningsorden for VS skal gi utfyllende forklaringer og tolkninger av vedtektene og normene for drift av VS, samt stillingsbeskrivelser for styremedlemmene i VS. Der hvor forretningsorden henviser til §§ (les: paragrafer), gjelder henvisningene paragrafer nedfelt i VS sine vedtekter. Paragrafer som ikke er omtalt i forretningsorden for VS, synes å være tydelige og entydig beskrevet i vedtektene for organisasjonen, og er derfor ikke forklart nærmere i forretningsorden.

 

Forretningsorden skal deles ut til alle medlemmer av samfunnsstyret ved tiltredelse av nytt styreverv, og skal finnes tilgjengelig for alle medlemmene som måtte ønske det. Alt som er beskrevet i forretningsorden kan endres ved 2/3 flertall i samfunnsstyret, enten det gjelder endring av eksisterende bestemmelser eller tillegg av nye bestemmelser.

 

Forretningsorden ble første gang vedtatt på styremøte i Studentsamfunnet 13.09.00, og blir gjennomgått hver vår før generalforsamling.

 

Organisasjonen er organisert som en «ideell studentorganisasjon» i enhetsregisteret i Brønnøysund, og har følgende adresse:

 

Besøksadresse:

Postadresse:   

Telefon:

33 03 12 38

VS

VS

Telefaks:

UTGÅR

Raveien 215

Postboks  4      

E-post:

post@studentsamfunnet.no

3184 HORTEN

3199 BORRE

Internett:

www.studentsamfunnet.no

 


§ 1       NAVN OG FORMÅL:

 

§ 1.4    VS skal legge til rette for kulturelle og sosiale aktiviteter for sine medlemmer. VS skal være en synlig kulturaktør ved Universitetet i Sørøst-Norge (HSN) .

 

VS skal arbeide for å tilby et bredt spekter av kulturelle og sosiale arrangementer gjennom hele studieåret. VS skal tilrettelegge forholdene for studentenes sosiale samvær i samarbeid med andre studentorganisasjoner.

 

 

§ 2       GENERALFORSAMLING:

 

2.2 Alle som er og har vært medlem av VS i mer enn 1 måned har stemmerett.

For å ha stemmerett på generalforsamlingen må man være medlem av VS, og ha vært det minimum en måned. Dette innebærer at man som ordinært medlem har betalt sin medlemskontingent. I tillegg har medlemmer av hovedstyret og understyrer, samt æresmedlemmer stemmerett.

 

§ 2.3    Ordinær generalforsamling avholdes i februar/mars –og senest innen utgangen av mars.

 

Avtroppende samfunnsstyre er ansvarlig for å sende ut innkalling til Generalforsamling i henhold til vedtektene. Avtroppende samfunnsstyre er også ansvarlig for å forsøke å skaffe medlemmer som stiller til valg for verv i samfunnsstyret. Det bør tilstrebes å finne medlemmer til samfunnsstyret så tidlig som mulig, slik at man er sikret et fulltallig samfunnsstyre for kommende studieår. Alle medlemmer som ønsker det, har rett til å stille til valg på generalforsamling. Det bør tilstrebes å få representanter i styret fra alle skolens avdelinger.

 

§ 2.6    Ekstraordinær generalforsamling skal innkalles dersom samfunnsstyret krever det, eller dersom minst 1/10 av VSs medlemmer skriftlig krever det. Rutiner for kunngjøring av ekstraordinær generalforsamling skal skje etter samme bestemmelser som ved ordinær generalforsamling. Jf. Vedtektenes § 2.3.

 

Ved ekstraordinær generalforsamling må retningslinjene for konstituering i vedtektenes § 2.7 følges, mens dagsorden fastsatt i § 2.4 bortfaller til fordel for grunnlaget for innkallingen til den ekstraordinære generalforsamlingen.  Vedtektenes § 2.8 gjelder også ekstraordinære generalforsamlinger.

 

§ 2.7    Generalforsamlingen er beslutningsdyktig med det antall delegater som møter opp på generalforsamlingen.

 

Det avtroppende samfunnsstyret skal gjøre sitt beste forsøk for å legge Generalforsamlingen til en dato og tid som synes å ikke hindre VS sitt styre og undergruppenes ledere i å kunne møte på Generalforsamlingen.

 

§ 2.8.   Forslag til endringer i vedtektene må være kunngjort med oppslag senest 1 uke før generalforsamlingen, og skal også inngå i sakspapirene som gjøres tilgjengelig.

 

Styret i VS (avtroppende) skal dersom det er mulig komme med en samlet innstilling til eventuelle forslag til vedtektsendringer som er kommet inn til generalforsamlingen. Dersom det er uenighet i samfunnsstyret om standpunktet til forslaget, skal de forskjellige partene sitt standpunkt bli presentert før noe vedtak blir fattet.

 


Følgende generelle retningslinjer er bestemt for gjennomføring av Generalforsamling i VS:

 

  • Organer

Plenum består av samfunnsstyret og delegater med tale-, forslags- og stemmerett, observatører og gjester. Ordstyrer og bisitter kan be om pause om dette er nødvendig for det videre møtet. Pause kan også vedtas ved alminnelig flertall av Generalforsamlingen.

 

  • Forhandlinger

Alle delegater har tale- og forslagsrett. Alle gjester og observatører kan innvilges tale- og forslagsrett med alminnelig flertall av de stemmeberettigede. Det gis adgang til to replikker + svarreplikker (maksimum 1 min på hver) på hvert innlegg. Ordstyrer kan når som helst sette strek når debatten ser ut til å være uttømt. I tillegg kan alle med talerett foreslå at det settes strek. Strek kan settes og oppheves, innføring av taletid kan vedtas for en sak eller resten av møtet med alminnelig flertall. Dersom det vedtas at strek skal settes, må ordstyrer opplyse om at de som ønsker innlegg tegner seg under neste talers innlegg. Talerliste skal leses opp i plenum før strek settes, slik at ingen blir oversett. Etter at strek er satt kan ikke nye forslag fremsettes.

 

  • Avstemminger

Under stemmegivningen skal alle de stemmeberettigede oppholde seg i møtesalen. Stemming skjer ved å vise stemmetegn. Skriftlig avstemming skal foretas dersom en eller flere av delegatene med stemmerett ber om dette. Vedtak fattes ved alminnelig flertall, dersom ikke annet er regulert i lovene eller forretningsorden.

 

  • Sluttbestemmelser

Hvis et spørsmål eller en problemstilling som oppstår ikke er regulert i vedtektene eller forretningsorden, kan generalforsamlingen med alminnelig flertall avgjøre hvilken praksis som skal gjelde.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

§3        SAMFUNNSSTYRET:

 

§ 3.1    Samfunnsstyret velges på generalforsamlingen i februar/mars og består av 9 representanter:

·       Leder

·       Nestleder

·       Sekretær

·       Leder for Kro & Kultur

·       Frivilligansvarlig

·       Leder for Vestfold student idretslag (VSIL)

·       Festivalansvarlig

·       PR ansvarlig

·       IT ansvarlig

 

(I tilegg til de valgte representantene på generalforsamlingen tiltrer organisasjonskonsulenten samfunnsstyret, uten stemmerett.) Ved stemmelikhet har lederen av samfunnsstyret dobbeltstemme.

 

3.2. Det nye samfunnsstyret trer inn fra 1.april. Det gamle samfunnsstyret har ansvaret for å gi det nye styret den nødvendige opplæring og overlapping.

 

Det nye styret trer inn etter generalforsamlingen og skal være i full funksjon fra 1. april. Det gamle styret har ansvar for nødvendig opplæring av de nye styremedlemmene og stille seg til disposisjon for disse ved eventuelle spørsmål.

 

§3.4     For å stille til valg må studenten være medlem av VS.

 

Påtroppende styremedlem i VS kan ikke ta på seg andre verv som etter all

sannsynlighet kan ha konsekvenser for dens oppgaver. Ved usikkerhet skal han/hun eller

samfunnsstyret ta dette opp på samfunnsstyremøtet

 

§3.5     Styreleder er VSs øverste ansvarlige representant.

 

Styreleder og nestleder har signatur og prokura for VS alene, på lik linje med organisasjonskonsulenten/fast ansatt i VS. Styrets leder må stå ansvarlig overfor sitt styre ved bruk av signatur eller prokura på vegne av VS.

 

§ 3.8    For å stille mistillit til en eller flere i styret, må det kalles inn til ekstraordinær generalforsamling. Mistillit krever 2/3 flertall på ekstraordinær generalforsamling.


Dersom representanten det stilles mistillit til selv ønsker å fratre sitt verv i samfunnsstyret, er det ikke behov for å avholde ekstraordinær Generalforsamling for å godkjenne dette. Samfunnsstyret blir i så tilfelle pliktet til å finne en ny representant til det aktuelle vervet frem til neste generalforsamling på lik linje som omtalt i vedtektenes § 3.7.

 

Før forretningsorden tar til å utfylle §§ 4-9, vil det bli presentert en gjennomgang av styremedlemmene sine ansvarsområder/stillingsinstrukser, samt noen generelle regler for møtevirksomheten i VS.

 

§ 3.9    Alle samfunnsstyremedlemmer skal ha personlige vararepresentanter.

 

Disse godkjennes av samfunnsstyret. Vararepresentant må være medlem i VS. De utpekes gjennom forretningsorden og gjennom sine andre tillitsverv.

Dette suppleres i forretningsorden med følgende:

 

Leder                                       vararepresentant er nestleder.
Nestleder                                 vararepresentant velges fortrinnsvis fra understyrer.

Sekretær                                  vararepresentant velges fortrinnsvis fra understyrer.

Leder VSIL                             vararepresentant velges blant VSIL styret.

Leder Kro og Kultur               vararepresentant velges blant Kro & Kulturansvarlig.

Festivalansvarlig                    vararepresentant velges blant Festivalansvarlig.
PR – Ansvarlig                       vararepresentant velges blant PR understyret.

IT – Ansvarlig                        vararepresentant velges blant Datagruppen.

Frivilligansvarlig                    vararepresentant velges blant Frivilliggruppen.        

 

 

ANSVARSOMRÅDER/STILLINGSINSTRUKSER FOR STYRET I VS:

 

Leder:

  • Leder av samfunnsstyret skal være VS sitt ansikt utad i media o.l. sammen med nestleder.
  • Leder skal sørge for at VS har god kontakt med USN Campus Vestfold, Studentparlamentet, andre skoler tilknyttet VS og Studentsamskipnaden i Sørøst-Norge. Det skal tilstrebes å danne et godt kontaktnett til andre skoler enn USN og Vestfold som er tilknyttet VS.
  • Leder har ansvaret for å følge opp styremedlemmenes undergrupper. Lederen skal tilrettelegge og følge opp nye undergrupper av VS sammen med nestleder.
  • Leder er møteleder av alle styremøter i VS, og skal sørge for at styremøtene blir gjennomført etter de lover og retningslinjer som til en hver tid er gjeldende for VS.
  • Leder sitter representert i VS sitt arbeidsutvalg, se mer om arbeidsutvalget nedenfor.
  • Leder skal på lik linje med alle andre styremedlemmer ta del i arbeidet som VS plikter seg til å utføre som studentorganisasjon bestående av frivillige medlemmer.

 

 

Nestleder:

  • Nestleder i Samfunnsstyret skal være lederen sin stedfortreder.
  • Nestleder i Samfunnsstyret skal være VS sitt ansikt utad i media o.l. sammen med Leder.
  • Nestleder sitter representert i VS sitt arbeidsutvalg, se mer om arbeidsutvalget nedenfor.
  • Nestleder er sammen med Teknisk Crew ansvarlig for registrering og vedlikehold av alt teknisk utstyr på lageret til VS.
  • Nestleder skal på lik linje med alle andre styremedlemmer ta del i arbeidet

som plikter seg til å utføre som studentorganisasjon bestående av frivillige medlemmer.

  • Nestleder har øverste ansvaret for oppfølging og registrering av nye undergrupper.
  • Nestleder er øverst ansvarlig for Teknisk Crew og skal påse at denne gruppen har en ansvarlig med fagkompetanse. 

 

 

           

Sekretær:

  • Sekretær i samfunnsstyret skal innhente saker, og eventuelt være med å forberede saker til styremøter og generalforsamling. Sekretæren skal også skrive og sende ut innkallinger og referater til alle styremøter i VS. 
  • Sekretær skal sitte i VS Arbeids Utvalg (AU).
  • Sekretær skal organisere rom og eventuell bevertning til alle styremøter i VS i samråd med organisasjonskonsulent og leder.

 

Leder for kro- & kulturansvarlig:

  • Leder for kro- & kulturansvarlig er ansvarlig for å finne representanter til sitt eget styre, som senere må godkjennes av styret i VS. Styret bør ha en sammensetning som sørger for at lederen i kro- & kulturansvarlig blir avlastet med det praktiske arbeidet rundt studentkroene.
  • Leder for kro- & kulturansvarlig har ansvar for å gå igjennom stillingsinstruksene for sitt styre.
  • Leder for kro- & kulturansvarlig har ansvar for og til en hver tid, ha oversikt over budsjett og gjenværende midler tildelt denne undergruppen.
  • Leder for kro- & kulturansvarlig skal følge opp alt arbeidet rundt studentkroene. Dette gjelder PR, CREW og annet arbeid som er nødvendig for å gjennomføre kro og quiz på best mulig måte.
  • Leder for kro & kulturansvarlig har ansvaret for å informere styret i VS om utviklingen på kroene og quizene.
  • Leder for kro & kulturansvarlig må samarbeide godt med frivilligansvarlig og PR-ansvarlig i forhold til alle kulturelle arrangementer VS gjennomfører

 

 

Leder Vestfoldstudentsamfunns Idrettslag (VSIL):

  • VSIL-leder skal til enhver tid ha oversikt over aktivitetene i undergruppene av idrettslaget, samt holde kontroll med at undergruppene fungerer etter de normer og regler som gjelder for undergruppene i VS.
  • VSIL-leder skal tilstrebe og skaffe engasjerte ledere til alle undergrupper av idrettslaget, og det er fordelaktig dersom dette er klart allerede til skolestart.
  • VSIL-leder er ansvarlig for å finne lagledere/trenere til VSIL-gruppene. Sammen vil disse utgjøre VSIL sitt understyre og det bør velges en nestleder for VSIL blant disse.
  • VSIL-leder har ansvar for å gå igjennom stillingsinstruksene for sitt styre.
  • VSIL-leder har ansvar for og, til en hver tid, ha oversikt over budsjett og gjenværende midler til delt denne undergruppen.
  • VSIL-leder er sammen med styret i Idrettslaget ansvarlig for å organisere markedsføring av alle undergruppene i Idrettslaget sine aktiviteter i samarbeid med PR-ansvarlig i Samfunnsstyret.
  • VSIL-leder har ansvaret for å informere styret i VS om utviklingen av idrettslagene.
  • VSIL-leder har ansvar for å sette opp timeplan for hvert semester, over de ulike idrettene som VSIL tilbyr.

 

Festivalansvarlig:

  • Festivalansvarlig skal være ansvarlig for arbeidet med den årlige arrangeringen av UKA og Studiestartfestivalen som arrangeres på USN Campus Vestfold. Festivalansvarlig skal under hele styreperioden arbeide med en strategi og plan for neste UKA og Studiestartfestival.
  • Festivalgansvarlig har ansvaret for å informere styret i VS om utvikling av arbeidet med UKA og Studiestartfestivalen.
  • Festivalansvarlig skal opprette et understyre til å bistå i planlegging og gjennomføring  

 

PR Ansvarlig:

  • PR-ansvarlig har det overordna ansvaret for promotering av VS som studentorganisasjon.
  • PR-ansvarlig er stedfortredende mediekontakt dersom leder/nestleder ikke er tilgjengelig.
  • PR-ansvarlig skal sammen med nestleder finne en markedsansvarlig for VS som skal opprettholde og utvikle VSs rabattordninger.
  • PR-ansvarlig har ansvaret for å anskaffe PR-materiell i samråd med AU.
  • PR-ansvarlig skal følge opp og sørge for at det er kommunikasjon og samarbeid når det gjelder promotering.
  • PR-ansvarlig har øverste ansvar for visuelt innhold på sosiale medier og skal samarbeide med Sekretær på dette.
  • PR-ansvarlig skal samarbeide tett med IT-ansvarlig slik at all promoteringsmateriell er lett tilgjengelig på NAS-boksen til bruk med digitale medier.

 

 

Frivilligansvarlig:

  • Frivilligansvarlig skal ha ansvaret for frivillige under VSs arrangementer
  • Frivilligansvarlig skal sørge for at VIP-systemet blir opprettholdt
  • Frivilligansvarlig skal sørge for egne goder for de som er frivillige
  • Frivilligansvarlig skal arrangere frivilligfest i henhold til VIP beskrivelsene
  • Frivilligansvarlig skal skaffe et tilstrekkelig antall frivillige til alle arrangementer
  • Frivilligansvarlig skal orientere samfunnsstyret om aktuelle saker vedrørende de frivillige
  • Frivilligansvarlig skal sørge for at tilgangen til begrensede områder (backstage, lager o.l) er forbeholdt riktige personer
  • Frivilligansvarlig skal sørge for innhenting av frivillige til UKA og Studiestartfestivalen.
  • Frivilligansvarlig har ansvar for at frivillige er tilstrekkelig opplært til sine arbeidsoppgaver.
  • Frivilligansvarlig skal sørge for at frivillige med ansvar for medlemmer av VS, eksempelvis vakter under studiestart, eller ledere av VSIL-undergrupper, har opplæring i grunnleggende førstehjelp

 

IT-Ansvarlig:

  • IT-ansvarlig skal opprettholde og videreutvikle en tilfredsstillende hjemmesideløsning for samfunnsstyret som oppdateres funksjonalitetsmessig.
  • IT-ansvarlig skal opprettholde og videreutvikle et e-post system som er tilfredsstillende ovenfor samfunnsstyrets medlemmer.
  • IT-ansvarlig er øverste IT/driftsoperatør for VS.
  • IT-ansvarlig skal være øverste ansvarlig for VS sine infoskjermer.
  • IT-ansvarlig administrere samfunnsstyrets lagringsenheter.
  • IT-ansvarlig skal være ansvarlig for registrering, oppdatering og organisering av VS sitt medlemsregister, samt utvikle dette.
  • IT-ansvarlig skal arbeide tett opp mot PR-ansvarlig for å best mulig promotere alle arrangementer på våre egne sider.
  • IT-ansvarlig skal til enhver tid ha oversikt over budsjett og gjenværende midler tildelt datagruppen.
  • IT-ansvarlig skal være behjelpelig ved arrangeringen av datagruppens CampusLAN.
  • IT-ansvarlig skal holde oversikt over datagruppens utstyr.
  • IT-ansvarlig skal være bindeleddet mellom VS og IT-Avdelingen ved USN.

 

 

Organisasjonskonsulent (ansatt):

·       Organisasjonskonsulenten sitter representert som konsulent/rådgiver uten stemmerett i samfunnsstyret, men har tale- og forslagsrett. Stillingsinstruks for organisasjonskonsulent er regulert og nærmere beskrevet i fast ansatt sin arbeidsavtale. Organisasjonskonsulenten kan be styret om tid til og ytterligere utrede saker som er av stor økonomisk betydning for VS.

 

Gjelder alle styremedlemmer:

·       Alle styremedlemmer har ansvar for å forberede saker som skal opp i VS sine styremøter og sende disse til sekretær senest en uke i forkant. Se saksgangsreglene.

·       Alle styremedlemmer sitter representert i samfunnsstyret og har stemme og forslagsrett.

·       Styremedlemmer SKAL stille ved hvert avholdt styremøte, dersom man ikke kan stille skal man informere AU om dette senest 48timer før og sørge for at vararepresentant stiller, med samme stemme og forslagsrett.

  • Alle styremedlemmer skal ta del i arbeidet som VS plikter seg til å utføre som studentorganisasjon bestående av frivillige medlemmer, på lik linje med alle andre styremedlemmer.

 

 

 

RETNINGSLINJER FOR ARBEIDSUTVALGET (AU):

 

·       Arbeidsutvalget sitt mandat:

Arbeidsutvalget (AU) i VS består av følgende verv:
- Leder
- Nestleder
- Sekretær
- Organisasjonskonsulent

AU skal hovedsaklig besørge den daglige driften av VS, og skal regelmessig avholde møter for å behandle eventuelle hastesaker som er avhengige av en rask avgjørelse. Arbeidsutvalget har i henhold til denne forretningsorden rett til å ta økonomiske og organisatoriske avgjørelser som ikke kan medføre store forpliktelser for organisasjonen som helhet eller for de andre medlemmene av samfunnsstyret. Dersom AU føler seg usikre i saker som avhenger av raske avgjørelser, eller er usikre på deres myndighet til å ta konkrete enkeltavgjørelser bør AU rådføre seg med de andre medlemmene av samfunnsstyret før noen avgjørelse blir tatt. Det er opp til samfunnsstyret sitt flertall å eventuelt bestemme nærmere retningslinjer for AU sin myndighet.

 

·       Arbeidsutvalget sine oppgaver:

Arbeidsutvalget er som nevnt under «Arbeidsutvalget sitt mandat» pliktige til å avholde regelmessige møter for å håndtere hastesaker samt den daglige driften av VS. Arbeidsutvalget skal også på disse møtene behandle ordinære styresaker som har blitt meldt av andre medlemmer av samfunnsstyret eller en/flere av VS sine ordinære medlemmer. AU kan ikke fatte noen endelig avgjørelse uten konsens fra samfunnsstyret i saker som ikke krever en rask avgjørelse, og som nevnt under «Arbeidsutvalget sitt mandat» bør AU i størst mulig grad rådføre seg med de andre medlemmene av samfunnsstyret i saker som er av en slik karakter at det kan ha påvirkning for samfunnsstyret sitt fremtidige arbeid og for VS som organisasjon. AU skal komme med en innstilling til saker som skal behandles på kommende styremøter. I Vedtakssaker skal det også foreligge et forslag til vedtak sammen med innkallingen dersom dette ikke er forhindret av tidsmessige årsaker e.l. AU står fritt til å rådføre seg med resten av- eller deler av samfunnsstyret før de kommer med sin innstilling til vedtakssaker som skal behandles på samfunnsstyremøtene. AU skal ikke komme med noen innstilling til informasjonssaker eller til saker til eventuelt som meldes på samme møte som de blir behandlet. AU står samlet ansvarlig for at retningslinjene i denne forretningsorden blir fulgt etter beste evne. Lederen av VS står ansvarlig for å kalle inn resten av Arbeidsutvalget samt de rådgivere de måtte trenge for å få behandlet de sakene som skal avgjøres i AU.


RETNINGSLINJER FOR STYREMØTER I VS:

 

·       Møteleder, taleliste og møteteknikk:

AU er ansvarlig for å regelmessig kalle inn til styremøter for styret i VS. Det skal til hvert møte tilstrebes å finne en dato og tid som passer for flest mulig av samfunnsstyremedlemmene. På styremøtene er leder av VS eller dens stedfortreder møteleder, og er derfor ansvarlig for at normen for styremøter blir fulgt. Det er møteleder sitt ansvar at sakslisten holdes og at normal orden foregår under styremøtet. Møteleder kan avslutte diskusjonen rundt en sak eller bestemme at denne utsettes dersom ikke tilstrekkelig informasjon for å ta en beslutning er tilstede. Alle medlemmene som har talerett i samfunnsstyret har også rett til å foreslå utsettelse av en sak dersom de mener at dette er nødvendig. Utsettelse av en sak tas opp til votering straks forslaget er fremsatt, og avgjøres ved alminnelig flertall. Dersom saken er av en slik karakter at den krever en hurtig avgjørelse, kan ingen av samfunnsstyremedlemmene kreve å sette strek før saken er utdebattert og avgjort.

 

·       Behandling av personlige saker (B-saker) & taushetsplikt:

Styret i VS behandler sjelden saker som krever taushetsplikt fra samfunnsstyremedlemmene, men dersom slike saker behandles skal det opplyses om dette i løpet av saksbehandlingen. Alle samfunnsstyremedlemmene har rett til å kreve at en sak blir behandlet som konfidensiell. Dersom det blir utdelt papirer utenom de ordinære sakspapirer i forbindelse med behandling av B-saker, skal disse papirene samles inn av møteleder og makuleres etter møtet. Saker bør ikke ha personlig karakter for at de skal behandles som konfidensielle, men kan også behandles konfidensielt av økonomiske eller organisatoriske grunner.

 

·       Innkallinger, referater og faste saker på dagsorden for styremøter:

Ved utsending av innkalling til ordinært samfunnsstyremøte skal standard mal for innkalling benyttes. Innkallinger og referater kan sendes på e-post til alle medlemmene av samfunnsstyret dersom de ikke krever eller ønsker noe annet. Hvert styremøte har 6 (seks) faste saker som skal behandles/gjennomgåes på alle ordinære styremøter. Disse sakene har samme saksnummer på alle møter, og betegnes med saksnr/årstall – f. eks 01.00 (sak 01/2000). De 6 faste sakene er i inneværende samfunnsstyreperiode:

 

01.19 Godkjenning av innkalling og referat fra forrige møte
                                                                                                      Eventuelt



02.19                                           Nytt fra leder/arbeidsutvalg

 

 

03.19                                                 Nytt fra andre utvalg

USN

 

Demokratiet

 

Studentsamskipnaden i Sørøst-Norge

 

 

04.19                                                   Nytt fra komitéene

 

VSIL

 

Kultur/Kro

PR

 

IT

 

Frivillig

 

Hemsedal

 

Festivalansvarlig

 

Andre undergrupper

                                                                                                                       

05.19 Økonomisk oppdatering

                                                                                                                       

06.19. Studenthus

                                                                           

07.19 Eventuelt

 

Saker utenom de faste sakene skal nummereres fortløpende gjennom hele året, med unntak av eventuelt-saker som blir meldt på det samme møtet som de behandles. Eventuelt-saken(e) får tildelt et nytt saksnummer for hvert styremøte, og alle de forskjellige eventuelt-sakene som blir ferdig behandlet på det samme møtet får tildelt et undernummer av eventuelt-saken sitt saksnummer. Dersom eventuelt f.eks har saksnr. 24.00 på et styremøte, vil eventuelt-sakene få tildelt saksnr. 01.24.00, 02.24.00 o.s.v.  Dersom en eventuelt-sak blir utsatt for endelig behandling til neste samfunnsstyremøte, får saken tildelt et eget saksnummer og føres opp på innkallingen som en ordinær sak meldt til behandling på styremøtet.

 

§ 4       MEDLEMSKAP:

 

§ 4.1.   Medlem av VS er alle som har betalt medlemskontingent, og er student ved en skole angitt i VS sin forretningsorden. I tillegg er styremedlemmer og organisasjonskonsulent som medlemmer å regne.

 

Følgende skoler tilknyttet VS:

o   USN

o   Politihøgskolen i Stavern

o   Teknisk Fagskole Vestfold

 

 

Studenter som gjennomfører studier ved ovennevnte utdanningsinstitusjoner har i følge VS sine vedtekter og forretningsorden, rett til å melde seg inn som ordinære medlemmer av VS. Unntak kan gjøres av AU, disse medlemmene kan ikke ha styreverv. Lederen av VS skal ifølge sin stillingsinstruks forsøke å finne kontaktpersoner ved hver enkelt utdannings-institusjon som kan samarbeide med VS sitt styre om å selge medlemskap samt formidle informasjon om VS sine arrangementer og tilbud til medlemmene og studentene ved skolen.

 

§ 4.2.   I spesielle tilfeller kan en person utnevnes til æresmed1em i VS. Æresmedlemmer nyter samme rettigheter som medlemmer i VS uten å betale kontingent. Utnevningen må skje med 2/3 flertall av Generalforsamlingen.

 

VS har i dag kun kjennskap til noen få æresmedlemmer, ettersom det ikke finnes papirer på eventuelt tidligere utnevnte æresmedlemmer før 1995, disse personene er Bjørnar Tofteland, Fredrik Liljeroth, Christian Berg, Krtistine Moe, og Lars Høvset. Det er normal praksis at personer som har gjort en spesiell innsats for VS eller som har vært engasjert over en veldig lang periode for VS blir utnevnt til æresmedlemmer.

 

Gjeldende ordning for VIP-medlemmer er gjengitt på neste side i forretningsorden.


RETNINGSLINJER FOR VIP-MEDLEMSKAP I VS:


Retningslinjer for utdeling av VIP-medlemskap i VS er ikke gjengitt i organisasjonens vedtekter, og reguleres derfor av forretningsorden og eventuelle vedtak gjort i samfunnsstyret.

 

Gjeldende ordning:

VIP-medlemmene deles i to grupper; RØDE VIP-medlemmer og VIP-medlemmer.

 

o   Røde VIP-merker deles ut til hovedstyret i VS og den ansatte.

           

o   VIP-merker deles ut til medlemmer som innehar følgende verv:

§  Frivillig Crew VS

§  Medlem av teknisk crew

§  Understyremedlem satt av ansvarlig hovedstyremedlem

§  Trenere under VSIL.

Alle som får VIP merke skal ha signert samarbeidskontrakt eller være en aktiv del av et understyre.

 

Styret kan med 2/3 flertall gjøre unntak fra denne ordningen for inneværende studieår. Dersom endringer skal gjøres krever dette selvfølgelig at eventuelle samarbeidsavtaler som VIP-ordningen er avhengig av er i orden.


§ 5       UNDERGRUPPER:

 

§ 5.1    Alle undergrupper skal ha et styre som minst består av en ansvarlig leder og et styremedlem. Undergruppene ordner selv valg av styre, men styret skal godkjennes av samfunnsstyret.

 

At undergruppene skal ha en ansvarlig leder betyr at lederen av undergruppen står ansvarlig for

at denne fungerer etter hensikten, og at de lover og normer som gjelder for VS sine undergrupper blir fulgt. Ansvarlig leder for undergruppen er også pliktet til å jevnlig rapportere til sin overordnede i samfunnsstyret om progresjon, medlemmer, ønsker og kommende aktiviteter i gruppen.

 

§ 5.2    Opptak av nye undergrupper i samfunnet godkjennes av samfunnsstyret.

 

Med dette menes at samfunnsstyret formelt sett må godkjenne oppstart av alle nye undergrupper som ikke tidligere har vært i drift som en undergruppe av VS. Dette gjelder også oppstart av grupper som har vært uten reell drift de siste 2 (to) studieår. Samfunnsstyret skal dersom det finnes økonomisk mulighet og lovlig hjemmel for drift av en slik undergruppe så godt som mulig prøve å hjelpe de interesserte med å få i gang den ønskede undergruppen.

 


Alle undergruppene blir tildelt driftsmidler via VS sitt hovedbudsjett som legges frem på ordinær Generalforsamling på vårsemesteret.

 

Innenfor rammene gitt av Generalforsamlingen i VS legges det egne budsjettkabaler av undergruppene selv i samråd med økonomiansvarlig. Hver undergruppe søker om midler fra økonomiansvarlig som diskuterer søknaden med leder for den aktuelle avdelingen i VS. Kro og Kultur er undergrupper som kontinuerlig gir VS både inntekter og utgifter, og hele vår virksomhet avhenger i dag av at disse undergruppene holdes i live. Kro og Kultur er derfor ikke på samme måte pliktig til å søke samfunnsstyret om midler til alle sine aktiviteter, men er pliktig til å samråde med økonomiansvarlig om hvordan VS skal disponere sine midler til forskjellige tiltak. Kro og Kultur plikter seg selvfølgelig til å på best mulig måte forholde seg til sine budsjetter som er bestemt på Generalforsamlingen.

Alle undergrupper skal i samråd med AU fremlegge et budsjett for Hovedstyret i VS. Alle penger som fordeles over VS eller som blir opptjent i VS sitt navn skal rapporteres og behandles av økonomiansvarlig (organisasjonskonsulent), slik at vi kan få et korrekt regnskap og en god oversikt over organisasjonens utgiftsnivå/inntjeningskapasitet. Dersom undergruppene misbruker midlene de er tildelt av samfunnsstyret, eller gjennomfører grovt overforbruk i VS sitt navn, kan lederen/innkjøpsansvarlig av undergruppen stilles personlig ansvarlig og erstatning kan bli krevd.

 

I tillegg til lister over medlemmer og rapporter om aktiviteten(e) i undergruppen(e) er den ansvarlige lederen for hver enkelt undergruppe pliktig til å sammen med overordnede i samfunnsstyret holde oversikt over alt det utstyret som gruppen disponerer (som er i VS sitt eierskap).

 

§ 5.4    Ved avvikling av undergrupper skal samfunnsstyret straks ha beskjed om dette, samt en kort begrunnelse for nedleggelsen. Det er samfunnsstyret som beslutter om nedleggelse/hvile av undergrupper skal gjennomføres.

 

Det finnes i prinsippet ingen store forskjeller på å nedlegge en undergruppe eller legge en undergruppe på hviling. Ved bortgang av interesse for en undergruppe som disponerer materiell av betydelig økonomisk verdi, må det vurderes om dette materiellet skal selges eller beholdes dersom interessen for en slik aktivitet som gruppen har holdt på med bortfaller. Denne vurderingen taes av samfunnsstyret i samråd med økonomiansvarlig samt tidligere leder/styre av den aktuelle undergruppen.

 

Stillingsinstruks for undergruppeledere i VS

Dette gjelder for personer som leder en undergruppe i VS sin regi.

 

Undergruppelederen skal:

-       Følge VS sine vedtekter og forretningsorden, og andre gjeldende avtaler som VS er forpliktet av.

-       Kontinuerlig rapportere til VS sitt styre om antall medlemmer og gruppas utvikling

-       Ha oversikt over medlemmene i sin gruppe og sørge for at alle som er med i gruppen er medlemmer i VS

-       Søke om penger til drift av gruppen, og føre enkelt regnskap for utgifter og inntekter.

-       Levere utfyllende og detaljert søknad om hva det søkes penger til fra VS.

-       Idrettslaget har sitt eget budsjett hvor styret i Idrettslaget tar avgjørelsen innenfor den totale rammen for Idrettslaget.

-       Hjelpe til med praktisk arbeid og være med å presentere sin gruppe ved studiestart.

-       Holde sitt område på oppslagstavlene oppdatert, og sørge for at websidene inneholder korrekt informasjon om gruppas møte/treningstider og annen nødvendig/relevant informasjon.

-       Hjelpe til med å finne en passende arvtaker når lederen selv ønsker å slutte som leder av undergruppen

-       Legge frem årsrapport som leveres til VS før generalforsamlingen i februar/mars.

 

Forretningsorden er lest og forstått av styret i VS før den er fremlagt på Generalforsamling.

 

MANDATER:

 

Hemsedalkomitè:

Hemsedalkomitèen har ansvaret for å arrangere en skitur til Hemsedal for studentene 1 gang i året.

 

Hemsedalkomitèen:

- Er underlagt VS.

- Komitèens leder velges av VSs hovedstyre.

- Komitèen består av et tilfredsstillende antall personer som leder av gruppen har utnevnt.

- Komitèens mål er å arrangere en tur til Hemsedal Skisenter for medlemmer av VS. Turen er satt til 4 dager.

- Prisen på turen skal forhandles så lav som mulig, og det skal være differansiert pris mellom medlem og ikke-medlem.

 

Turens beskrivelse:

Turens avreisedag er en onsdag, og reisen fra skolen settes etter ordinær undervisning. Hver dag skal ha en alkoholfri aktivitet. Det vil være et tilstrekkelig antall reiseledere på turen, som vil ha ansvar for kommunikasjon utad til turdeltakerne om program og aktiviteter.

Det vil være minimum en (1) reiseleder pr. buss.

 

 

Festivalkomite

Festivalkomiteen har ansvaret for informering og rekruttering av frivillige til festivaler. Hovedansvaret til festivalkomiteen ligger i å verve studenter til festivaler og videre oppfølgning på festivalen, samt være bindeleddet og kontaktpersoner mellom aktuelle festivaler og VS. Det skal også arbeides for å få gjennomslag for gode avtaler med nye festivaler som gagner VS, samt oppfølgning av kontrakter signert av frivillige.

Festivalkomiteen:

  • Skal være festivalens kontaktpersoner på vegne av VS.
  • Skal ha klart en plan for rekruttering av frivillige, i dette ligger standliste innen desember.
  • Skal stå for publisering og oppdatering av aktuelle artikler, events o.l. på VS sine nettsider, Facebook og andre digitale medier.
  • Skal sørge for oppfølgning av signerte kontrakter, både med frivillige og festivaler.
  • Skal sørge for at aktuelt PR-materiell fra festivaler blir oversendt så snart som mulig slik at det kan benyttes i rekrutterings- og informasjonsprosessen.
  • Må følge de økonomiske føringer som er gitt av VS.
  • Skal presentere mulige avtaler med nye festivaler for hovedstyret i VS.
  • Skal vurdere ulike transporttyper til festivalen, og legge frem aktuelle prisforslag for VS.
  • Skal formidle aktuell informasjon fra festivaler til frivillige og VS sine styremøter.
  • Må være med på festivalen og være tilgjengelig for de frivillige.

Skal sørge for at hovedstyret til enhver tid er oppdatert på arbeidet gjennom tett kontakt med den aktuelle festivalkoordinator, eller organisasjonsassistent.

Samarbeidspartnere

  • preview

  • preview

  • Logo_NoPadding.png - 36.79 kB

  • preview

  • stasjonen_logo.png - 11.15 kB
  • farrisbad_logo.png - 11.77 kB
  • Stop Kaffebar logo


Du treffer oss på kontorene våre,
Idrettsbygget på Campus Bakkenteigen
(ta til høyre når du kommer inn i Idrettsbygget).

Besøksadresse: Raveien 201, 3184 Borre
Postadresse: Boks 4, 3199 Borre
Epost-adressepost@studentsamfunnet.no

Åpningstider:
  Man-Tor: 10-14
  Fre-Søn: Stengt

  

Language